출판에 관련된 정보가 공식적으로 공개되지 않아서 접근, 열람, 입수에 어려움이 있는 문헌. 짧게 말해서 비공식 유통 자료.
온전히 모든 것을 공개하고 배포하는 문헌은 백서(白書; whitepaper)라고 불리며, 대외적으로 절대 공개해서는 안 되는 문헌은 흑서(blackpaper)라고 부르는 것을 감안하면, 회색문헌은 그 둘 사이에 있다고 볼 수 있다. 이것도 그 정도가 다 달라서, 정말 작정하고 추적하지 않으면 나타나지 않는 자료가 있는가 하면, 출판전 논문처럼 당장은 접근이 어렵지만 좀 더 기다리면 차후에 열람이 가능해지는 경우도 있다.
회색문헌은 그 종류에 따라 아래와 같이 구분된다.
- 밝은 회색문헌(Light Grey)
- 공개를 목적으로 하며 주로 정부나 공공기관에서 출간하는 문헌(보고서, 통계, 국가 및 국제 표준, 법률 및 입법 자료)
- 저자가 자신의 연구 성과를 기록한 문헌(학위논문, 학회 발표논문)
- 중간 회색문헌(Medium Grey)
동일한 목적을 갖는 집단 내에서만 열람이 가능하도록 제한된 문헌(기술보고서, 내부회의록) - 어두운 회색문헌(Dark Grey)
특정인이나 단체가 공개하지 않으면 확인할 수 없는 존재가 불투명한 문헌[1](대외비)
학술세계에서 회색문헌의 대표적인 사례는 바로 학위논문(dissertation) 및 학회 발표논문(proceedings)일 것이다. 프로시딩의 경우 교수의 연구성과를 평가할 때에도 일반적인 논문보다는 점수를 좀 짜게 주는 경향이 있다고. 그 외에도 연구보고서, 세미나 자료집, 학회 간행물 등등도 회색문헌에 속한다. 학부생 수준에서 말하자면, 대학교 강의 포털에 업로드되고 공유되는 각종 강의계획서(syllabus)나 강의용 유인물(handout) 역시 훌륭한 회색문헌의 예.
회색문헌의 수집은 최근 도서관계에서는 중요한 문제로 인식되기 시작했는데, 인터넷의 발달로 회색문헌들의 인터넷공개가 활발해졌지만 여전히 그런식의 공개가 원활이 이어지지 못하고 있는 문헌들이 수두룩한 데다가, 최근에는 거의 대부분의 학계 자체가 빠른 속도로 실시간으로 변화하는게 트렌드가 되다보니 회색문헌의 수요가 이전에 비해 점점 높아지고 있기 때문이다. 특히나 회색문헌들은 대부분 잠재적이거나 표면적인 저작권 문제로 인해서 공유가 쉽지않을 뿐 아니라, 일반적인 출판경로를 통해서 발간되는게 아니기 때문에 도서관 입장에서는 수요가 있을때마다 개별적인 수집경로를 마련하는 수밖에 없어 이를 체계화하는 것에 대한 논의가 이어지고 있다.
또한 정부입장에서도 회색문헌의 수집과 공개를 체계화하는 문제는 투명성(transparency)을 높이는 데에 중요하게 이어지기 때문에, 최근에는 전자정부(E-government)의 구축에 있어서 회색문헌의 더 적절하고 더 많은 공개가 요구되고 있다.[2] 예를 들어 청와대 내부에서 작성된 보고서들을 일반 시민들도 열람할 수 있도록 공개하는 것 등이 있다.
국내에는 IP-아카데미(국가지식재산교육포털)이라는 정부주도형 사이트가 회색문헌의 수집 및 취급을 담당한다. 이와 달리 민간 사이트이긴 하지만, 해외에는 유럽지역의 학술분야 회색문헌을 취급해주는 OpenGray 사이트도 있다.
최근에는 인터넷의 보급으로 중요성이 낮아졌지만 그래도 중요한 자료라고 한다.
[1] 대개 비전자문서로 일반적인 정보공개시스템에서는 열람이 불가능하다.[2] 애초에 정부기관들은 웬만한 학계 이상으로 엄청난 양의 회색문헌을 매년 쏟아내고 있지만 실제 그런 문헌들은 지금까지 잘 공유되지 못해 왔던 것이 현실이다.