| <colbgcolor=#dddddd,#010101><colcolor=#212529,#e0e0e0> 5분 정리법 하루를 바꾸면 인생이 바뀐다 | |
| <bgcolor=#fff,#2d2f34> | |
| 장르 | 시간관리/정보관리 |
| 작가 | 쓰보사카 다쓰야 |
| 삽화가 | |
| 번역가 | 문혜란 |
| 출판사 | |
| 발매일 | |
| 쪽수 | 188쪽 |
| ISBN | 11496512080 |
1. 개요
일본 경영협회에 참여하고 총무성 문서관리 고문을 역임한 다쓰야의 시관 관리, 공간 관리 지침서.2. 시간 정리법
2.1. 행동 하나하나에 시간을 미리 계산한다.
비즈니스맨에게 지불되는 비용은 1분당 약 260원으로 계산할 수 있다. 5분은 1300원, 1시간은 15,000원에 해당되는 셈이다. 누구나 할 수 있는 간단한 것을 습관화하기만 해도 지금까지 낭비해왔던 시간을 크게 단축할 수 있다. 즉 10분 걸리던 것을 1분으로 단축하는 것만으로 시각을 지금보다 10배로 사용할 수 있게 된다. 한 가지 업무에 얼마만큼의 시간을 투자할 수 있는가를 5분이나 10분 또는 30분 등 구체적으로 생각해 업무를 계획한다면 제 아무리 빡빡한 일정이라도 시간에 쫓기지 않고 소화할 수 있게 된다.그럼 어떻게 하면분 단위의 시간 감각을 익힐 수 있을까? 이를 위해서는 항상 시간을 계산하며 행동하는 습관을 길러야 한다. 1분, 3분, 5분으로 할 수 있는 행동을 '기본 동작'이라고 이름 붙였다. 그리고 평상시에도 행동 하나하나에 어느 정도의 시간이 필요한지 '기본 동작'에 드는 시간을 계산하고 있다. 이러한 지표가 있다면 언제, 어디서든 시간을 아끼며 일 할 수 있다.
업무도 마찬가지다. 처음 5분으로 무엇을 할지를 먼저 생각하고 그것이 끝나면 다음 5분은 어떻게, 또 그 다음 5분은 어떻게 할지를 생각한다. 이렇게 5분을 6배 한 것이 30분이라는 생각으로 해나가면 작업이 계획대로 착착 잘 진행된다.
2.2. 자신만의 '키워드'를 만든다.
매일같이 새로운 정보들이 가득 올라온다. 그러나 이것들 대부분은 '의미있는 정보'라 할 수 없다. 블특정 다수에게 발신된 것이기 때문에 어떤 사람에게는 정보일 수 있지만 다른 사람에게는 쓸모없는 대량의 쓰레기다. 이런 것들을 모두 꼼꼼이 체크하려면 시간이 아무리 많아도 부족하다. 그렇다면 어떻게 해야 하는가? 방법은 간단하다. 자신만의 필터를 만들면 된다. 바꿔 말해 자신의 '키워드'를 가지면 된다. 키워드는 적어도 20개는 가져야 한다. 키워드는 자기가 직접 만드는 것이 중요하다.'선택하는 것'이 아니라 '만드는 것'이다. 키워드를 만드는 기준에는 세 가지가 있다. 첫 번째는 업무에 도움이 되거나 필요한 것이다. 두 번째는 취미나 개인적으로 관심 있는 것이다. 세 번째는 사회적인 상식이다. 키워드를 가지고 있으면 서점에 가더라도 자신의 키워드와 관계 있는 책이 나와 있는지 둘러보게 된다. 이것은 일종의 센서 같은 것으로서 키워드라는 안테나를 세우고 있으면 정보가 저절로 들어온다. 키워드가 있으면 신문 하나당 3분 정도 걸리는 점독을 할수 있다.
자신만의 키워드가 있다면 서점에서 구입할 책도 효율적으로 고를 수 있다. 우선은 서점 전체를 둘러본다. 서가에 진열된 책을 대강 살펴보고 키워드에 맞는 책이 있으면 그 책을 1cm 정도 살짝 앞으로 빼 놓는다. 이때 내용은 읽지 않는다. 어느정도 봤으면 이번에는 앞에서 살짝 빼놓았던 책을 '점독'한다. 도움이 되지 않거나 기대에 어긋난 책들은 다시 원래 위치로 꽂아 넣는다. 반대의 책은 1cm 더 앞으로 빼놓는다. 이런식으로 하여 빼 놓은 책만 자세하게 살펴본다면 자신에게 '필요한' 책을 '빠른 시간에' 발견할 수 있다.
2.3. 말할 때는 상대방을 생각한다.
회사에서 보고 할 때 "중간 경과는 됐으니까 결국 어떻게 됐는지를 먼저 이야기하지 그래?"라는 이야기를 많이 듣는다. 이유나 경과를 먼저 말하면 항상 "먼저 포인트를 말해봐."라는 소리를 듣는 것이다. 따라서 자신의 생각을 분명하고 정확하고 간결하게 짧은 시간 안에 전달할 필요가 있다. 그러려면 우선 무엇보다도 '결론'을 가장 먼저 말해야 한다.논리적으로 이야기하는 방법 중 'PREP법'이라는 것이 추천한다.
Point : 가장 먼저 말하고 싶은 결론을 이야기한다.
Reason : 그 이유를 간결하게 이야기한다.
Example : 구체적인 예를 들어 납득시킨다.
Point : 마지막으로 한 번 더 결론을 이야기한다.
Point : 가장 먼저 말하고 싶은 결론을 이야기한다.
Reason : 그 이유를 간결하게 이야기한다.
Example : 구체적인 예를 들어 납득시킨다.
Point : 마지막으로 한 번 더 결론을 이야기한다.
또한 말하기 전 상대에게 대화 가능한 시간을 확인해야 하며 주저하지 말고 큰 소리로 말을 걸되 첫소리와 말의 어미를 정확하게 발음해야만 한다.
마지막으로 자주 보고 하는 습관을 길러야 한다. 모든 보고는 사실 중간 보고이기 때문이다. 보고를 해서 끝나는 것이 아니라 그 보고에서 다시 새로운 업무가 생겨나고 다시 그에 대한 보고가 이루어지는 과정의 연속이 보고이다.
상대에게 설명할 때의 철칙은 '어려운 것은 간단하게 만들라'라는 것이다. 사실과 의견을 분명하게 구분해 이야기할 필요가 있다. 많은 보고에는 의견과 사실이 뒤섞여 있는데 형광팬등로 표시하여 구분해 놓으면 상대방이 파악하기에 좋다.또한 회의 자료[1]를 읽을 때는 반드시 빨간색 펜으로 키워드를 체크하고 자신의 생각을 써 넣는다. 이렇게 하면 자료를 두 번 읽는 낭비를 없앨 수 있다. 또한 위의 'PREP법'을 따라 결론을 먼저 말하는 것이 좋다.
2.4. 정보는 '빌려'쓰는 것이다.
호텔과 별장의 차이가 있다. 별장은 일반적으로 구입해서 소유하는 것이다. 한편 호텔은 자신의 것이 아니라 각지에 있는 것을 이용하는 것이다. 별장은 자신이 원하는시간에 마음대로 이용할 수 있다는 장점이 있지만 자주 가서 청소하거나 따로 관리인을 둬야 하고 별장이 있는 곳 밖에 갈 수 없다. 그러나 호텔은 가고 싶은 곳에 자유롭게 머무르면서 다닐 수 있다. 유지나 보수도 필요 없고 어디나 다 갈 수있다. '정보'도 이런 식으로 이용해야 한다. 많은 정보가 있기 때문에 이를 모두 자신이 소유하고 관리하려면 한계가 있다.[2] 방법은 정보를 쉽고 빠르게 찾을 수 있게 해두는 것이다. 예를 들어 유료라도 필요할 때 필요한 정보를 얻을 수 있도록 해두면 되는 것이다. 굳이 내가 정보를 소유할 필요가 없다. 이것이 시간 단축과 시간 정리의 최고 비결 중 하나다. 정보를 '소유한다'에서 '이용한다'로 생각을 바꿔야 한다.자신의 정보는 아낌 없이 주어야 한다. 정보란 것은 금방 신선도가 떨어져 필요 없어지므로 정보를 주어서 손해 보는 일은 절대로 없다.
3. 공간 정리법
클라이언트가 지난 번 자료를 보고 싶다고 말했을 때 바로 내놓지 못한다면 자신의 업무를 소홀히 하고 있다고 할 수도 있다. 평상시 책상이 정리되어 있어야 하는 이유이다.3.1. 전부 꺼낸 후 정리를 시작한다.
방법은 버릴 것을 꺼내는 것이 아니다. 책상과 캐비닛 속에 있는 것을 한번 전부 꺼내는 방법으로 바꿔야 한다. 꺼낸 전부에서 책은 책끼리 모으고, 서류는 서류끼리, 물품은 물품끼리 모으는 식으로 세가지 정도로 분류한 후 필요한 것만 골라내서 책장이나 캐비닛에 다시 갖다 놓도록 하면 물건이 반 이하로 줄어들 수 있다.3.2. 미결정 상자를 활용한다.
'미결정 상자'는 글자 그대로 판단이 잘 서지 않는 물건을 넣는 상자다. 이것은 버리고 난 다음에 필요해지면 어쩌나 하는 자신의 불안감을 해소하기 위한 상자다. '3개월만 보관해두자'라고 스스로에게 말하면서 정리하는 것이다.미결정 상자 : 아직 버릴 수 없는 물건, 서류
임시 보관 상자 : 지금 하고 있는 업무 관련, 서류
추억 상자 : 애착이 가서 버릴 수 없는 물건, 서류
임시 보관 상자 : 지금 하고 있는 업무 관련, 서류
추억 상자 : 애착이 가서 버릴 수 없는 물건, 서류
3.3. 자주 쓰는 것은 편한 위치에 둔다.
책상의 가장 아래 서랍은 보통 서랍 중에서 가장 크다. 여기에는 가능하면 개인의 업무상 참고 자료와 개인 물품만을 넣길 바란다. 또는 '임시 보관 상자'를 넣어둘 수도 있다. 이렇게 정리하면 의자를 서랍 방향으로 90도 회전시키는 것만으로도 필요한 서류나 파일이 한눈에 보이므로 서랍을 안쪽까지 잡아당겨 열지 않아도 되고 넣고 꺼내기 십다는 장점이 있다.박스를 나누어 항상 같은 곳에 넣어두면 앞에서부터 하나씩 찾는 수고를 덜 수 있어 상당히 효율적이다. 다만 이런 식으로 박스를 넣게 되면 서랍 안쪽을 사용하기가 어렵다. 따라서 서랍 안쪽에는 애착이 가서 보관해두고 싶은 것이나 중요하지만 거의 사용하지 않는 것을 넣어둔다.
3.4. 정리법의 기본은 가시화다.
책장 선반의 첫 번째 단을 NO.1, 두 번째 단을 NO.2라는 식으로 숫자를 붙인다. 동시에 표찰도 붙여 놓는다. 그리고 그곳에 다시 갖다 놓아야 할 폴더 파일이나 개별 폴더의 표면에도 같은 색 라벨을 붙인다. 파일을 다 사용한 후에 같은 색 파일 박스에 다시 꽂아 놓기만 하면 간단하게 원래 위치로 돌아가는 시스템이다.또한 업무 책상의 레이아웃으로 사용상의 편리성을 생각해 앞으로 처리할 서류는 왼쪽, 이미 처리가 끝난 서류 등은 오른쪽에 두도록 한다.
컴퓨터 배경화면에서 임시 보관 파일이라는 것도 만들어 이용 할 수 있다. 사실상 임시 보관 파일이 주로 업무에 사용되는 폴더라고 말할 수 있다. 개념은 임시 보관 상자와 같다. '빨간색 폴더 파일'에 해야 할 업무, 새로운 서류를 던져 넣는 것이다.
또 포스트 잇에는 잊어버리기 쉽지만 금방 처리할 수 있는 것을 적는다.